Het is zover, de verhuizing gaat na ruime voorbereiding plaatsvinden. Alles lijkt tot in detail geregeld, maar dan komt u erachter dat u toch een grote fout heeft gemaakt. Terwijl u dacht dat de verstuurde verhuisinstructies crystal clear waren, blijkt dit niet het geval. Wat had u kunnen doen om dit te voorkomen?
De verhuisinstructie wordt vaak vergeten of wordt “even snel” gemaakt. Terwijl juist de instructie zo belangrijk is voor een goed verloopt van de verhuizing. Als interne of externe partijen niet weten waar ze aan toe zijn gaat er namelijk van alles mis. Het bemoeilijkt de verhuizing en kan voor veel stress en vertraging zorgen. Een heldere instructie is dus een vereiste!
De missende muis
Bijvoorbeeld de instructie naar de medewerkers en ICT-afdeling. Er wordt een mail gestuurd waarin staat dat de medewerkers het toetsenbord en de muis mee moeten nemen naar de nieuwe locatie. De helft van de medewerkers leest de e-mail, maar de rest leest deze niet of is de instructie al vergeten. De ICT-afdeling is helemaal niet ingelicht en constateert dat een deel van de toetsenborden en muizen “spoorloos is verdwenen” tijdens de verhuizing. Vol verwarring bestelt de ICT nieuwe toetsenborden en muizen bij de leverancier. Erg inefficiënt en daarbij: dubbel werk en dubbele kosten!
Minimaliseer “oja-momenten”
“Oja, dat hadden we beter zo kunnen doen”-momenten, zijn niet ongewoon tijdens verhuizingen. Houd er daarom altijd rekening mee dat (een deel van de) medewerkers en betrokkenen uw verhuisinstructies niet lezen of zich er niet aan houden. De volgende tips helpen u om het “oja-moment” te voorkomen:
- Zorg voor een heldere, niet te lange instructie.
- Zie erop toe dat iedereen de instructie leest en volgt
- Ontwerp een plan B voor het geval dat de instructie niet opgevolgd wordt.
- Houd ook rekening met ‘losse medewerkers-specifieke bezittingen’ zoals persoonlijke papieren, briefbakjes, persoonlijke eigendommen en kantoorartikelen.
U doet er goed aan om tijd en aandacht in de verhuisinstructie te stoppen bij een bedrijfsverhuizing. Wilt u hierbij geholpen worden of vrijblijvend advies?
Neem dan contact op met UTS van Hoek
050-54 22 666
info@utsvanhoek.nl
Of lees ons gratis whitepaper “de zakelijke verhuizing goed geregeld”.
