Bedrijfsverhuizingen lopen vaak vertraging op doordat de werknemers niet precies weten wat hun rol is in de voorbereiding. Terwijl werknemers inlichten bij een bedrijfsverhuizing juist een van de belangrijkste onderdelen is. Want als het bij deze schakel fout gaat, dan loopt de gehele verhuisketen vertraging op. En daardoor moeten werknemers (meer) vrije dagen nemen en loopt uw bedrijf omzet mis. Verwerk daarom deze 5 tips in het verhuisdraaiboek om te zorgen dat uw personeel goed voorbereid is voor de bedrijfsverhuizing!
1: Zet verhuisdozen niet op de bureaus
Instinctief zetten werknemers hun ingepakte verhuisdozen op het bureau. Maar voor de verhuizers is dat ontzettend vervelend. De bureaus worden immers eerst verhuisd. De dozen komen later pas. Het kost de verhuizers veel tijd en kracht als ze bij ieder bureau eerst voorzichtig een verhuisdoos eraf moeten halen. Bovendien kunnen dozen krassen veroorzaken wanneer ze van het bureau afgeschoven worden.
2: Slim stickeren
Alles wat verhuisd moet worden, moet voorzien zijn van een sticker. Hierop staat cruciale informatie voor de verhuizers. Met behulp van de sticker en het van-naarplan weten zij precies waar het object naar toe moet. Niet alleen welke verdieping, maar op welke kamer en zelfs welke werkplek. Daarnaast is het belangrijk dat de sticker op de zijkant van de verhuisdoos wordt geplakt en niet op de bovenkant. Want bij het stapelen van dozen zijn de stickers dan niet meer zichtbaar. Bespreek dit uitvoerig met uw medewerkers.
3: Een duidelijk en simpel coderingssysteem
Gaat u werknemers inlichten bij een bedrijfsverhuizing, dan kan het coderingssysteem niet ontbreken. Als u hier zelf mee aan de slag gaat, maak dit systeem dan niet te ingewikkeld. Verhuisbedrijven kunnen u hier ook uitstekend mee helpen. Een van de veelgemaakte fouten bij coderingssystemen is dat de verkeerde sticker gebruikt wordt. Dan wordt de informatie dus ingevuld op een sticker die daar helemaal niet voor bedoeld is, wat tot verwarring leidt bij anderen. En als er iets verbeterd wordt, gaat ook dat vaak fout. Een werknemer ziet dat er iets niet klopt en verbetert dat, maar eigenlijk had hij of zij er gewoon een nieuwe sticker met de juiste informatie overheen moeten plakken.
4: Taakverdeling en contactpersonen
Bij een bedrijfsverhuizing worden er allerlei externe partijen ingehuurd. Het is daarom voor uw werknemers lastig om een vraag aan de juiste persoon van het juiste bedrijf te stellen. Met vragen over het coderingssysteem moeten ze immers niet bij de stoffeerder zijn. Een lijst met contactpersonen van alle partijen moet daarom onderdeel zijn van het draaiboek.
5: Een duidelijke planning
Tot slot moet het draaiboek een planning bevatten. Daardoor weten werknemers precies waar ze beter niet kunnen zijn op bepaalde tijdstippen. En wanneer alles klaar moet staan. Een goede voorbereiding is essentieel bij bedrijfsverhuizingen. Beter te vroeg dan te laat, we kunnen het niet vaak genoeg zeggen!
Uw personeel inlichten bij een bedrijfsverhuizing op allerlei manieren
Maar uw personeel inlichten bij een bedrijfsverhuizing op deze manier, door het draaiboek (of een beknopte versie daarvan) te verspreiden, is vaak nog niet genoeg. In de praktijk blijkt dat het toch vaak verkeerd gaat, simpelweg omdat de instructies niet goed gelezen worden. Zorg daarom vooral dat ze niet te lang zijn. Houd het kort en bondig en beperk de inhoud tot datgene wat noodzakelijk is voor uw werknemers.
Wat vaak goed werkt is het geven van presentaties aan kleinere groepen medewerkers, terwijl u het draaiboek aan hen uitreikt. Hiermee kunt u de informatie tegelijk mondeling en schriftelijk overbrengen, waardoor het beter onthouden wordt. Bovendien kunt u zo goed benadrukken hoe belangrijk het is dat ze alles goed uitvoeren.
De ICT-afdeling
Tot slot moet u speciale aandacht besteden aan de ICT-afdeling. De aan- en afkoppeling van ICT kost immers extra mankracht en hier is eigenlijk geen ruimte voor fouten. U moet er toch niet aan denken dat u een deel van uw data verliest door complicaties tijdens de bedrijfsverhuizing. Veel verhuizingen lopen dan ook vertraging op doordat er problemen zijn met de verhuizing van deze cruciale afdeling. En als de ICT niet goed kan functioneren op de nieuwe locatie, lijdt vaak het hele bedrijf daaronder. Vertraging bij een verhuizing is een waar domino-effect.
Bedrijfsverhuizing en de rechten van werknemers
Bij een bedrijfsverhuizing dient u ook rekening te houden met de rechten van uw werknemers. U kunt bijvoorbeeld een deel van de (toegenomen) reistijd onder werktijd laten vallen of een bijdrage leveren aan de verhuiskosten. Voor dit soort vraagstukken kunt u bij een jurist terecht, maar één ding is zeker: het is voor medewerkers niet altijd prettig als hun werkgever besluit te verhuizen. Zorg daarom in ieder geval dat de verhuizing zelf soepel verloopt, dat maakt de overgang misschien iets gemakkelijker.
Verhuizers die werknemers inlichten bij een bedrijfsverhuizing
Bij UTS Van Hoek kunnen we dergelijke presentaties verzorgen om uw werknemers in te lichten bij de bedrijfsverhuizing. Het hoort allemaal bij de unieke totaal service waarmee we zorgen dat uw zakelijke verhuizing vlekkeloos verloopt.
