Op internet zijn miljoenen lijstjes te vinden van een “Stress-top 10”. En verhuisstress komt steeds terug, vaak hoog in de lijst. Bij deze lijsten wordt hierbij vaak gedoeld op particuliere verhuizingen, ze zijn immers veelal gericht op consumenten. Maar een bedrijfsverhuizing is nog veel groter en gecompliceerder. Hoeveel stress levert dat dan wel niet op?!

Als facilitair manager staat u een enorme klus te wachten. Aan u de taak om alles te regelen – en te delegeren. Want u kunt het onmogelijk in uw eentje alles verplaatsen en inpakken, daar heeft u de hulp van uw medewerkers bij nodig. En ondertussen heeft u ook nog uw ‘gewone’ werkzaamheden. Het is begrijpelijk dat dit verhuisstress kan veroorzaken…

De volgende 5 onderdelen van een bedrijfsverhuizing leveren vaak verhuisstress op. UTS Van Hoek geeft u tips om hier goed mee om te gaan!

1) Wat gebeurt er allemaal?!

Als aangewezen verhuiscoördinator heeft u het probleem dat het tijdens de bedrijfsverhuizing behoorlijk druk kan worden op locatie. Tussen alle bouwvakkers en schoonmakers raakt u snel het overzicht kwijt. En als er dan wat gevraagd wordt, moet u ook nog eens weten wat het antwoord op die vraag is. Daarom is het verstandig om ruim van tevoren voor alle betrokken partijen te noteren wat hun taken zijn en wanneer zij deze uitvoeren. Op die manier kunt u makkelijk teruglezen wie wat moet doen en zal de verhuisplanning niet op de schop moeten.

2) Overstappen of meenemen?

Bij een nieuwe locatie hoort wellicht ook een nieuwe energieleverancier of een nieuwe aanbieder van internet en telefonie. Als u toch aan de slag moet om uw huidige contracten aan te passen, dan kunt u net zo goed uw opties heroverwegen. Misschien bent u elders wel veel goedkoper uit. Bovendien is het vaak zo dat wanneer u dreigt over te stappen naar een andere aanbieder, u ineens kunt profiteren van allerlei kortingen en aanbiedingen. Begin hier een aantal maanden van tevoren mee, want zowel overstappen als meenemen is geen pretje. U bent immers grotendeels afhankelijk van hoe snel de aanbieders uw verzoek verwerken.

3) Inpakken onder verhuisstress

Verhuisstress heeft vaak te maken met een gebrek aan tijd. En inpakken is de klus die meestal het langst duurt. Iedere medewerker kan weliswaar alles op zijn of haar eigen werkplek inpakken, maar dan moeten alle spullen die voor algemeen gebruik zijn nog worden ingepakt. En dan pas komt u erachter hoe veel dit eigenlijk is. Van printers tot koffiezetapparaten, alles moet immers mee. Het is dan ook verstandig hier vroeg mee te beginnen. Wees ook duidelijk naar uw medewerkers over wat wel en niet mee gaat naar de nieuwe locatie. En zorg dat de ingepakte dozen niet overvol raken, want dan kunnen ze niet meer gestapeld worden. Uw werknemers inlichten bij een bedrijfsverhuizing is van cruciaal belang, zeker voor het inpakken en coderen.

4) Bezemschoon opleveren?

Bij particuliere verhuizingen wordt vaak ‘bezemschoon opleveren’ gebruikt. Dat houdt (onder andere) in dat het meubilair en afval weg zijn en het sanitair en de vloer schoon zijn. Ook bij bedrijfsverhuizingen kan er dergelijke eis gesteld zijn in een huurcontract. Zorg dus dat de spullen die niet meegaan naar de nieuwe locatie inmiddels een ander onderkomen hebben. Dit kan de stort zijn, maar u kunt het uiteraard ook doneren of verkopen. Daarnaast zou u na de verhuizing een schoonmaakbedrijf kunnen inhuren om het oude pand verder ‘bezemschoon’ te maken.

5) Hulp vragen

Bij particuliere verhuizingen wordt vaak de hulp ingeroepen van vrienden en familie. Maar bij bedrijfsverhuizingen zijn het dus de medewerkers die u moeten gaan helpen. En daar hebben ze lang niet allemaal even veel zin in. Misschien willen ze liever niet verhuizen naar een nieuw pand en zien ze u als degene die dit ‘probleem’ veroorzaakt heeft. Dan mag u het ook gaan oplossen, in hun optiek. Daarom is het belangrijk om het uw medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken. Geef ze concrete taken en maak duidelijk wat de consequenties voor hun en het bedrijf zijn als ze deze taken niet goed uitvoeren. Dan heeft u meer kans op medewerking van uw collega’s.

Laat het omgaan met verhuisstress aan anderen over

Bij UTS Van Hoek begrijpen we dat een bedrijfsverhuizing een enorme hoeveelheid verhuisstress met zich meebrengt. Daarom helpen we u hier graag bij. Wij nemen dan de rol van verhuiscoördinator zo veel mogelijk over. Laat ons maar omgaan met verhuisstress, wij hebben er immers ervaring mee.

Download ons gratis whitepaper voor meer handige tips bij zakelijke verhuizingen!