De methodes voor voorraad- en opslagbeheer

Hoe fijn zou het zijn als u precies weet wat er in uw opslag staat? Nooit meer te veel bestellen, nooit meer opslagruimte betalen voor spullen die u nooit meer zult gebruiken en nooit meer tevergeefs eindeloos zoeken in uw voorraad. Hier leest u precies welke voorraadbeheer methodes (zoals Excel) u kunt gebruiken en op welke manier deze uw opslagbeheer gemakkelijker kunnen maken!

Spullen op de grond, rommelig opgestapeld vlak voor de stellingen. En daardoor zijn de spullen die wél enigszins netjes in de stellingen staan, niet meer te bereiken. Of sterker nog: niet meer zichtbaar.

Als u wel eens in een opslagruimte komt, komt dit beeld u vast bekend voor. Het is ook een lastig parket. Er zijn veel meer bewegingen van en naar het de kantooropslag dan u wellicht denkt en iedere keer weer vormt dat een soort ‘bedreiging’ voor uw netjes geordende zakelijke opslagruimte. En wie is dan degene die dit hele magazijn gaat opruimen?

Het belang van een goede methode

Een goede methode voor voorraad-, opslag- of magazijnbeheer is daarom van enorm belang. Want stelt u zich eens voor:

  1. Altijd precies weten welke spullen (zoals school- of kantoormeubilair) u nog in opslag heeft;
  2. Exact weten hoe veel spullen u nog heeft;
  3. Toegang hebben tot alle relevante specificaties voor ieder object;
  4. Inzicht hebben in hoe lang ieder object al in opslag staat;
  5. Overzicht hebben in waar ieder object zich bevindt;
  6. En nog veel meer…

Maar hoe veel tijd gaat het kosten om alles op die manier bij te houden? Inderdaad. Dat is vaak een van de problemen bij voorraadbeheer.

Problemen bij voorraadbeheer

Iedere organisatie wil natuurlijk een overzichtelijke opslagruimte, maar onderweg krijgt iedereen te maken met een aantal bekende problemen bij voorraadbeheer. Een aantal herkenbare voorbeelden:

  • Het kost te veel tijd en energie om de kantoormeubelen of andere objecten iedere keer weer netjes en volledig te loggen, laat staan om het in de stellingen plaatsen.
  • Bij herhuisvesting is snelheid belangrijk om zo snel mogelijk weer aan het werk te kunnen, dan schiet er wel eens wat bij in.
  • Het duurt zo lang om te vinden wat u zoekt, dat de voorkeur uitgaat naar het opnieuw inkopen van de spullen. Wat kost meubelopslag u dan?
  • U heeft een magazijnbeheerder aangewezen om alles op consistente wijze bij te houden, maar deze persoon is vaak afwezig en dus gaat het alsnog mis.
  • De ene afdeling wil bepaalde objecten weggooien, waarvan een andere afdeling denkt het nog nodig te hebben. Er is geen inzicht in hoe lang objecten ongebruikt blijven.
  • De ruimte is dermate slordig ingedeeld, dat deze binnen de kortste keren vol is. Zonde, want de kosten worden gerekend per gebruikte kubieke meter óf zelfs voor de gehele ruimte.
  • Omdat vrijwel iedereen ongecontroleerd toegang heeft tot de opslagruimte, verdwijnen er soms spullen die u later nog nodig blijkt te hebben.

Dergelijke problemen zijn niet inherent aan opslagbeheer. Het kan ook anders.

Voorraadbeheer methodes

Er zijn verschillende voorraadbeheer methodes die u veel geld, tijd en energie kunnen besparen. Een onoverzichtelijke opslag betekent gaat immers gepaard met onnodige kosten. Reden genoeg om uw voorraadbeheer te optimaliseren. We bespreken een aantal magazijn beheer systemen en de manieren waarop u ze in kunt zetten voor uw organisatie.

handgeschreven lijst voorraadbeheer methodes excel idepot uts van hoek groningen
Handgeschreven lijsten zijn niet altijd overzichtelijk…

Handgeschreven lijsten

Vaak worden bij de opslagruimte van een kantoor nog handgeschreven lijsten gebruikt. Een bekende methode voor voorraadbeheer die u ongetwijfeld ooit heeft gezien of gebruikt. Zo’n tabel met vier of vijf kolommen op een A4’tje met een pen aan een touwtje erbij. Iedere medewerker die iets uit het magazijn haalt, dient dit hier te noteren. Lekker makkelijk, toch?

Helaas niet. De ene keer wordt het loggen simpelweg vergeten, de andere keer is het handschrift onleesbaar en weer een andere keer is de lijst onvolledig ingevuld. Bovendien raakt zo’n lijst al gauw zoek, zo blijkt in de praktijk.

Het is daarom beter om één magazijnbeheerder aan te wijzen. Die persoon schrijft alles (leesbaar) op en geeft toegang tot het magazijn. Bij voorkeur loopt deze persoon ook nog mee om precies op te schrijven welke mutaties er allemaal plaatsvinden. Dus ook wanneer de medewerker er even niet bij kan en daarom een object op een andere plek zet.

voorraadbeheer methodes excel lijst idepot uts van hoek groningen
Excel is stukken beter, maar nog lang niet optimaal…

excel opslagVoorraadbeheer met Excel

Als moderne variant van de handgeschreven lijst, regelen veel organisaties het voorraadbeheer met Excel. Digitaal raken de lijsten immers minder snel verloren. Bovendien verhelpt Excel het probleem met doktershandschriften en andere onleesbaarheden.

Toch is ook Excel geen waterdichte oplossing voor uw opslag. Als de persoon met toegang tot het bestand er even niet is, vervalt men bij mutaties in de opslag toch weer in onvolledige handgeschreven briefjes die op het bureau van de beheerder worden gelegd. Of erger nog: mutaties vinden plaats zonder briefje.

voorraadbeheer methodes excel google spreadsheets idepot uts van hoek groningen
Hetzelfde als Excel, maar dan online en voor iedereen toegankelijk

spreadsheets opslagGoogle Spreadsheets voor kantooropslag

Google Spreadsheets (of Excel in de cloud) is daarom een beter alternatief voor het beheren van uw kantooropslag. Zo kunt u iedere medewerker online inzicht geven in wat er wel en niet in opslag is. Ze hoeven niet meer zelf het magazijn in om te zien wat er allemaal is, maar kunnen vertrouwen op één document. Maar als ze dan zien dat hetgeen ze zoeken er is, dan wordt het ook gepakt. En dat moet wel weer gelogd worden…

Dat kan met Spreadsheets door anderen ook toe te staan het document te bewerken. Dat betekent echter ook dat anderen het verkeerd kunnen loggen. Zo verliest u alsnog de grip op uw inventaris. Bovendien is niet iedereen even handig met deze software. Er gaat vaak iets mis, bijvoorbeeld bij het sorteren of filteren. Het blijkt in de praktijk toch net iets te ingewikkeld voor sommigen…

voorraadbeheer methodes excel lijst idepot opslag uts van hoek groningen
iDepot is duidelijk gemaakt voor opslag- en voorraadbeheer

idepot opslagOpslag beheren met iDepot

Tot slot is er nog de mogelijkheid om uw opslag te beheren met iDepot. Dit is speciale magazijn beheer software, ontwikkeld door Itass in samenwerking met UTS Van Hoek. Het is vergelijkbaar met voorraadbeheer met Excel, maar dan beter. iDepot is ontwikkeld met alle mogelijke problemen rond opslag in het achterhoofd, om opslagbeheer zo snel, makkelijk en veilig mogelijk te houden.

Met iDepot kunt u heel eenvoudig sorteren op basis van productnaam, categorie, merk, type, code, kleur, afmeting en opmerking. In hetzelfde scherm ziet u precies hoe veel er nog in voorraad is en kunt u eventuele details (zoals historie) bekijken. En het aanvragen doet u ook via het platform. Benieuwd naar meer?

[plsc_button url=”https://www.utsvanhoek.nl/blog-over-opslag/idepot-opslag-beheren/” target=”_blank” color=”red” style=”flat” radius=”square” size=”st”]Ontdek hoe iDepot werkt![/plsc_button]

Ongeacht het type logboek dat u gebruikt, blijft het handenwerk in het magazijn een probleem voor veel mensen. Objecten staan vervolgens niet op de juiste plaats. Of een beer van een vent zet een bureau hoog in een stelling, waarna iemand anders deze nooit eruit zou kunnen tillen.

Zo kan de theorie helemaal kloppen, maar gaat het in de praktijk alsnog mis. Tenzij…

iDepot met externe opslag

U kunt iDepot ook combineren met externe opslag. Lang niet iedere organisatie heeft intern genoeg opslagruimte beschikbaar om alle meubelen en dergelijke op te slaan. Deze worden daarom vaak extern opgeslagen in een gehuurde opslagruimte voor een vaste prijs voor de hele ruimte of voor een prijs per gebruikte kubieke meter. Het blijft dus zaak om het magazijn zo economisch mogelijk in te richten.

Combineert u iDepot met externe opslag bij UTS Van Hoek, dan wordt UTS Van Hoek uw magazijnbeheerder. Dat wil zeggen: u kiest wie u toegang geeft tot iDepot, wij zorgen na iedere aanvraag voor het vervoer naar de gewenste locatie. En desgewenst houden we ook een oogje in het zeil wat betreft de leeftijd van bepaalde objecten. Een stok achter de deur om af en toe iets weg te gooien of te doneren.

U betaalt dan per gebruikte kubieke meter per dag. Dit deel van uw kantoorkosten bestaan dan dus louter uit variabele kosten. En onze experts richten het magazijn in, dus de ruimte wordt zo efficiënt mogelijk gebruikt. Daar komt onze negentig jaar ervaring met zakelijke verhuizingen wederom goed van pas!

Duurzame opslag

De combinatie van iDepot en externe opslagruimte betekent duurzame opslag. Ten eerste is het met iDepot duidelijk te zien welke spullen u niet meer nodig heeft – en welke u dus kunt laten vernietigen. Of nog beter: we gaan op zoek naar een nieuwe bestemming. Ten tweede is de kans veel kleiner dat u een object uit de externe opslag aanvraagt wat later niet het juiste blijkt te zijn. Dat scheelt dus onnodige transportbewegingen.

Wat wordt uw voorraadbeheer methode?

De keuze voor een voorraadbeheer methode is zeker geen gemakkelijke. Houdt u het bij handgeschreven lijsten, gaat u voor de totaaloplossing of kiest u met voorraadbeheer met Excel voor een middenweg?

Probeer er in ieder geval bij stil te staan hoe veel (extra) tijd uw opslagbeheer nu kost. Het kan ongetwijfeld efficiënter met een van de mogelijkheden die we in deze blog hebben beschreven. Maar waar kunt u beginnen?

Benieuwd hoe u uw opslagruimte overzichtelijk kunt houden? Download dan ons gratis whitepaper!

 

Opslag bij herhuisvesting

Herhuisvesting is voor niemand prettig, maar soms noodzakelijk. Maar zorg dan wel dat u precies weet welk meubilair u tijdelijk in opslag heeft! Lees hier hoe!

magazijn beheren magazijnbeheer tips infographic uts van hoek verhuisbedrijf groningen

7 Tips voor Magazijnbeheer

Magazijnbeheer is een vak apart. Maak het uzelf daarom wat makkelijker door deze infographic met tips op de deur te hangen!

kantooropslag huren groningen uts van hoek verhuisbedrijf

Waarom zou ik kantooropslag huren in Groningen?

Kantooropslag is overal een lastig onderwerp, ook in Groningen. Maar daar hebben we het nu een stuk makkelijker, met de komst van iDepot. Lees hier meer!

Maak uw opslag overzichtelijk met iDepot

Altijd weten wat u in opslag heeft en precies weten hoe lang het er staat. Het kan als u met iDepot opslag beheert. Ontdek hier hoe het werkt!

Heeft u een verhuisvraag?

Whitepaper | Hoe creëer ik overzicht in mijn opslag?

In dit whitepaper geven we tips en alternatieven voor opslagbeheer. Met deze handvatten kunt u uw opslag makkelijker, nauwkeuriger en sneller beheren.

Van Hoek Verhuizingen

Emdenweg 2
9723 TB  Groningen
T: 050-5422666
E: info@utsvanhoek.nl

Over Van Hoek Verhuizingen

Sinds 1925. Al ruim 90 jaar is Van Hoek Verhuizingen een begrip in verhuizen in Groningen en omstreken. Met haar Unieke Totaal Service helpt het verhuisbedrijf bedrijven, instellingen en haar medewerkers met verhuizen.