Kosten besparen klinkt iedere organisatie als muziek in de oren. Toch wordt er zelden geprobeerd de kantoorkosten te beperken. Gemiddeld bedragen de kantoorkosten in Nederland op jaarbasis ongeveer €9.000 per FTE. Reden genoeg om erop te besparen…
Wat zijn kantoorkosten?
Kantoorkosten worden vaak gezien als noodzakelijke kosten, waar u amper op kunt bezuinigen. Denk hierbij aan onder andere:
- Internet;
- Computer;
- Telefonie;
- Portokosten;
- Inventaris;
- Opslagkosten.
Besparen op de kantoorkosten
Met name op die laatste twee kantoorkosten, inventaris en opslagkosten, kunt u relatief eenvoudig besparen. Hier gaat het bovendien niet alleen om de fysieke kosten, maar ook om de tijd die u of uw medewerkers eraan kwijt zijn.
1) Verstandig inkopen
Allereerst kunt u besparen op uw inventaris door verstandig in te kopen. Dat wil zeggen: geen meubilair en dergelijke inkopen die u nog ergens in opslag heeft staan. Maar heeft u wel genoeg overzicht in uw opslag? Weet u wel wat u nog op voorraad heeft? En weet u precies waar het staat?
Als u overzicht heeft in wat u nog heeft (en inzicht in hoe lang het er al staat en in welke conditie het object verkeert), scheelt dat u behoorlijk op de inkoopkosten. Het is dan echter wel zaak om er zo min mogelijk tijd aan kwijt te zijn. En dat brengt ons bij de volgende tip…
2) Economisch met de ruimte omgaan
Bij veel organisaties is nog veel winst te behalen in de opslagruimte. In de praktijk blijkt dat magazijnruimte binnen de kortste keren vol is doordat er niet economisch met de ruimte wordt omgesprongen. Meubels voor de stellingen in plaats van erin, ingedeukte archiefdozen onderop, ga zo maar door. Kort gezegd: het is een puinhoop.
Daarnaast staan sommige objecten er misschien al jaren zonder ooit gebruikt te worden. Zorg daarom voor één magazijnbeheerder die zelf alles netjes in de opslagruimte zet en noteert wat alles is, waar het staat en hoe lang het er staat. Dan kan afdeling inkoop bij die persoon opvragen of wat hij zoekt nog in opslag is.
Opslag en opslagbeheer uitbesteden
U kunt ook kiezen voor een externe opslagruimte én een externe opslagbeheerder. Combineer dat met een opslagbeheersysteem waar u vanaf uw eigen locatie in kunt kijken, dan bestelt u nooit meer onnodige inventaris en zoekt u nooit meer onnodig in uw opslag.
Benieuwd naar dé manier om overzicht en inzicht te creëren in uw opslag? Download dan ons gratis whitepaper!
