Een slecht voorbereide zakelijke verhuizing loopt vrijwel altijd vertraging op. En dan moet het personeel ineens extra dagen vrij krijgen en ligt het werk even stil. En dat kost klauwen met geld. In de eerste plaats omdat de werknemers niet aan het werk kunnen, natuurlijk. Maar dat is nog niet alles…

De zakelijke verhuizing kan vertraging oplopen door allerlei factoren. Direct of indirect leiden deze allemaal tot extra kosten.

• Medewerkers hebben het draaiboek niet goed doorgenomen, waardoor de codering verkeerd gaat en verhuisdozen uitpuilen.
• Tijdens de verhuizing blijkt dat verkeerde emballagemiddelen zijn besteld.
• Een deel van de inventaris is tijdens de inventarisatie over het hoofd gezien en moet toch mee.
• De planning is te krap.
• Er is geen bescherming aangebracht op vloeren en muren in nieuwe pand, waardoor deze meteen al beschadigd zijn.

Overlast voorkomen bij een verhuizing door langer bezig te zijn

De oplossing ligt niet voor de hand, maar kan toch veel overlast voorkomen bij een verhuizing. U kunt de verhuizing namelijk uitsmeren over meerdere dagen. Want vaak hoeft niet de gehele inventaris in één keer over. Is de nieuwe locatie al beschikbaar, dan kunt u bijvoorbeeld per afdeling verhuizen, op een moment dat deze afdeling niet aan het werk is. Daardoor kan iedereen voortdurend aan het werk blijven.

Uiteraard moeten sommige verhuizingen zo snel mogelijk verlopen. U heeft wellicht te maken met huurcontracten en er zit niets anders op. Maar vaak is het geen ramp als een deel van de inventaris nog niet beschikbaar is. Zeker als dit veel overlast voorkomt. Daarom is gefaseerd verhuizen een goede optie.

Gefaseerd verhuizen

Gefaseerd verhuizen is de ideale oplossing om de complete inventaris te verhuizen zonder alle drukte. En er is meer mogelijk dan u wellicht denkt. Er zijn immers genoeg objecten en ruimtes die u niet iedere dag gebruikt. En zo is het voor alle medewerkers. Met een goede voorbereiding ontstaat er een planning waarin iedereen voortdurend de benodigde middelen tot zijn of haar beschikking heeft, terwijl iedereen toch langzaam verhuist.

Als één ruimte in het nieuwe pand volledig gebruiksklaar is, kan de eerste afdeling al verhuizen. Dat is een klein klusje en van de een op de andere dag is dat geregeld. Dat betekent ook dat er in het oude pand een afdeling leeg is. Deze kunt u vervolgens gebruiken als tijdelijke opslagruimte, om de volgende afdeling ook klaar te maken voor een verhuizing. Zo duurt de verhuizing weliswaar langer, maar blijft het personeel ondertussen aan het werk. Eventueel kunt u ook extern gebruik maken van tijdelijke opslag, mocht dit nodig zijn.

Doorwerken tijdens de verhuizing

Zo kunnen de medewerkers doorwerken tijdens de verhuizing, eventueel op verschillende locaties. Ze worden misschien iets beperkt in hun mogelijkheden, maar ondervinden zo geen overlast tijdens het werken. Als u zorgt dat alle spullen aanwezig zijn die per se nodig zijn voor de primaire processen, worden uw werknemers niet beperkt.

Wilt u hulp bij gefaseerd verhuizen? Of heeft u extra opslagruimte nodig? UTS Van Hoek biedt de totaaloplossing. Zo hebben we dit ook toegepast bij de Hanzehogeschool Groningen.

Download ons gratis whitepaper voor meer informatie over het regelen van zakelijke verhuizingen.