5 problemen om te voorkomen bij de zakelijke verhuizing

Wanneer u de zakelijke verhuizing niet goed voorbereidt, kan het door problemen in een nachtmerrie veranderen. Vertragingen, schade aan het pand, kantoorinrichting die ‘gewoon’ kwijt is; problemen komen vaak pas aan het licht als het al te laat is. We zetten voor u vijf veelvoorkomende problemen op een rijtje, met oplossingen!

1. Er is verkeerd gecodeerd

Chaos! De ingepakte dozen zijn niet juist gecodeerd en daardoor allemaal op dezelfde etage afgeleverd. Daar gaat de strakke planning, want alles moet nu handmatig uitgezocht worden.

Coderen bestaat uit een van-naar plan en een stickerplan. Een van-naar plan stelt u op aan de hand van indelingstekeningen, plattegronden en vlekkenplannen. Het stickerplan is gebaseerd op het van-naar plan. Door de bestemming van de inventaris aan te geven met een code of kleur, weten de verhuizers precies waar de spullen heen moeten. Bijvoorbeeld, dozen met een rode sticker moeten naar de vierde etage. Het is belangrijk om de plannen goed op elkaar aan te sluiten, anders komen de dozen niet op de juiste plek aan.

2. De werknemers zijn niet goed ingelicht

Alles voor de verhuizing is er: de inschatting, de planning, de codering en de verhuismiddelen zijn klaar, en het verhuisbedrijf staat al ingepland. Sommige werknemers zijn zelfs al begonnen met inpakken. Het gaat lekker vlot en er ontstaat als vanzelf een stapel ingepakte dozen. Het lijkt wel alsof u zelf niets meer hoeft te doen, maar wanneer het verhuisbedrijf komt om de dozen te verhuizen, blijkt dat er geen codering is gebruikt.

Wat gaat er mis? Er was namelijk wel een stickerplan gemaakt, maar het blijkt dat de werknemers hier niet van op de hoogte zijn. Een notitie op het prikbord is niet gezien en een te lange instructie leest niemand. Wees kort en bondig, en zorg voor extra tijd zodat iedereen de instructie doorneemt en snapt. Op die manier bespaart u later in het proces veel tijd.

3. Bestellen van verkeerde emballagemiddelen

De verhuismiddelen die u bestelt moeten wel passen bij de situatie van uw verhuizing. Heeft u bijvoorbeeld een pand met trappen zonder lift, dan is een rolcontainer geen optie. Dit klinkt misschien heel logisch, maar toch gaat het in de praktijk regelmatig mis. Denkt u maar eens aan het gebruik van rolcontainers voor het oude pand met lift, terwijl er in het nieuwe pand geen lift is. Of gangen die in het nieuwe pand toch veel smaller zijn, waardoor de rolcontainer niet past. Een foutje is snel gemaakt, maar heeft vaak schade of tijdsverlies als gevolg.

4. De omvang van de verhuizing is verkeerd ingeschat

Een goede planning voor de verhuizing is cruciaal, maar hoe plant u een verhuizing goed in? Daarvoor moet u eerst de omvang van de verhuizing goed inschatten.

De omvang van uw verhuizing stelt u vast door een inschatting te maken van de inventaris, met welke efficiëntie u de inventaris uit en in de panden kunt vervoeren, en wat de verhuisafstand is tussen de panden. Op basis van deze informatie kunt u een planning opzetten.

5. Een te krappe planning

Een logisch gevolg van een verkeerde inschatting van de omvang van de verhuizing is dat er te weinig tijd ingepland wordt om de verhuizing goed uit te kunnen voeren. “Dat kan prima tijdens de kerst, dan zitten we mooi voor het nieuwe jaar op de nieuwe locatie.”

Vaak zijn bedrijven aan een tijdlimiet gebonden, omdat de verhuizing in daluren plaats moet vinden, bijvoorbeeld tijdens de kerstvakantie. Als de verhuizing te groot is om binnen de vastgestelde tijdslimiet uit te voeren, dan blijkt dat vaak als het al te laat is.

Tegelijk met de inschatting van de omvang kunt u onderzoeken waar de mogelijkheden liggen in uw verhuisproces. Op die manier kunt u problemen in een later stadium voorkomen. Een mogelijke oplossing is het ‘schillen’ van uw processen, bijvoorbeeld door te onderzoeken welke onderdelen niet noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. U hoeft dus niet alles in één keer te verhuizen, maar kunt gefaseerd verhuizen.

Extra tip om problemen bij de zakelijke verhuizing te voorkomen

Als laatste tip om problemen bij de zakelijke verhuizing te voorkomen willen we u het volgende meegeven: pas op wanneer u alvast begint met het inrichten van uw nieuwe pand. Het mooie, nieuwe design kan makkelijk beschadigen tijdens het overbrengen van het meubilair of de kantoorinrichting. Besteed daarom aandacht aan het tijdelijk laten aanbrengen van vloer-, wand- en hoekbescherming. Ook is het handig om de (nieuw) binnenlift tot het laatste moment beschermd te laten. Een verhuizer kan dit verzorgen.


Uitgebreider advies en meer tips?

De zakelijke verhuizing goed geregeld

Lees ons gratis whitepaper “de zakelijke verhuizing goed geregeld”.

 

Hoe meer partijen, des te complexer het wordt

Een zakelijke verhuizing is een complex proces dat zo sterk is als de zwakste schakel. En er zitten nogal wat schakels aan een verhuizing. Als u een verhuizing organiseert, zoals die van een...

5 voordelen van de gefaseerde verhuizing [INFOGRAPHIC]

Een gefaseerde verhuizing kan veel problemen voorkomen tijdens zakelijke verhuizingen. Een goede planning is cruciaal. Check de voordelen in de infographic!

Gefaseerd verhuizen: wat goed is hoeft niet snel

Bij sommige verhuizingen moet UTS van Hoek de inventaris gefaseerd verhuizen. Waarom is deze aanpak soms noodzakelijk en waar moet u op letten?

Meten is weten [VIDEO]

Tijdens een verhuizing wordt vaak geen rekening gehouden met de grootte van de inventaris. In dit filmpje ziet u hoe wij dit bij UTS van Hoek aanpakken.

Whitepaper | Van inschatting naar draaiboek

Een zakelijke verhuizing brengt nieuwe kansen met zich mee, maar kan uitlopen op een nachtmerrie. Kent u de knelpunten al? 

Van Hoek Verhuizingen

Emdenweg 2
9723 TB  Groningen
T: 050-5422666
E: info@utsvanhoek.nl

Over Van Hoek Verhuizingen

Sinds 1925. Al ruim 90 jaar is Van Hoek Verhuizingen een begrip in verhuizen in Groningen en omstreken. Met haar Unieke Totaal Service helpt het verhuisbedrijf bedrijven, instellingen en haar medewerkers met verhuizen.